Чтобы перевести сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК), работодателям нужно внести некоторые изменения в локальные документы и провести ряд процедур.

Подключить свою организацию к системе ЭТК и там вести все записи о трудовой деятельности своего штата. До 31 октября следует уведомить работников о переводе сведений из бумажной трудовой книжки в электронную и о том, что бумажную версию они имеют право сохранить.

Оповещение работников о введении ЭТК

Прежде всего, нужно уведомить сотрудников о переходе на электронный формат трудовых записей. Это можно сделать в общем порядке, предусмотренном для ознакомления работников с нормативными актами. Ознакомившись, работники подтверждают это проставлением подписи.

Есть возможность посылать уведомление и по электронной почте. Но здесь всё не так просто. Прописав оповещение в локальном акте, нужно всех с ним ознакомить и согласовать его с профсоюзом (если он у вас есть). Если информационное сообщение уже отправлено по электронной почте без подготовки локального акта, следует попросить сотрудников расписаться задним числом, чтобы всё было по правилам.

Также можно составить приказ в целях экономии времени и отразить в нём внесённые изменения в локальном акте. Тем сотрудникам, кто пожелает самостоятельно изучить оригинал, нужно предложить его в распечатанном виде или также прислать на личную почту. Известно, что проверок инспекцией по данному вопросу не будет до начала ноября, но лучше заранее всё подготовить, включая сдачу отчётности в электронном виде.

Что нужно написать в уведомлении

Желательно, чтобы уведомление не просто сообщало о двух вариантах ведения трудовых, а понятно разъясняло причины перехода на электронные трудовые. Необходимо уточнить, что необязательно переходить на электронный вариант немедленно, а можно пока оставить бумажную книжку.

За сухую и краткую информацию инспектор не оштрафует, но более подробное описание особенностей перевода избавит вас от многочисленных вопросов сотрудников. Инспекция может лишь потребовать добавить в уведомление недостающие важные сведения.

Штрафы за нарушения

Одним из самых значимых нарушений считается подпись сотрудника под датой, когда его не должно быть на работе. То есть когда по документам он находится в отпуске, на выходном или на больничном. Такая ошибка может привести к серьёзному штрафу:

  • До 100 000 рублей, если заявление работник подписал в выходной день, но его выход не был оформлен согласно ТК РФ и оплачен.

  • От 30 000 до 50 000 рублей, если работник во время подписания числился в отпуске. Чтобы его избежать, необходимо заявление о вызове из отпуска.

  • Если в дату подписания сотрудник находился по документам на больничном, инспектор не наложит штраф, но обязательно сообщит об этом в ФСС.

В третьем случае ФСС отправит запрос в медучреждение, которое выдало работнику больничный лист. Если человек по собственному желанию нарушил режим и вышел в период больничного на работу, то ему не положено пособие, деньги организация должна будет вернуть в бюджет.

Если всё сделать в срок не получается, можно отправить сотрудникам уведомление в любой день, даже в выходной. Своевременная сдача электронной отчётности также избавит вас от штрафов контролирующих органов.

Что делать с опечатками

Это достаточно распространённая ошибка, когда имя или фамилия сотрудника указаны неправильно. Этот недочёт необходимо как можно скорее исправить. За опечатку, как правило, не штрафуют, и если своевременно выполнить пожелание инспектора ГИТ, то проблем не будет.

Самое простое решение — напечатать новый документ и заново собрать подписи. А старый экземпляр, соответственно, уничтожить. Никаких актов при этом составлять не придётся. Любые сведения об оформлении ЭТК и сданных электронных отчётах можно запросить у контролирующих органов онлайн.

Бывает и более сложная ситуация, когда опечатку допустили не вы, а тот, кто занимал вашу должность ранее. В этом случае необходимо написать служебную записку, в которой указать, что вы доводите до сведения руководства информацию о зафиксированной ошибке в документе. Затем документ с опечаткой нужно уничтожить и создать новый.

Если же сотрудник, который допустил опечатку, уже уволился, а с вас требуют решение этой проблемы, нужно также оформить записку, а в самом документе перечеркнуть неверные сведения и написать сверху правильные имя или фамилию сотрудника. Затем на свободной части листа необходимо написать «Исправлено» с указанием своей должности, имени, фамилии, с постановкой подписи и даты.

Рассмотрим и вариант критической ошибки. К примеру, неправильное указание адреса, на который работники должны отправлять заявления. Тогда составляется дополнительное уведомление для сотрудников о том, что адрес некорректен, и в нём указывается правильный адрес.

Главная задача кадровика — вовремя найти и исправить ошибку или опечатку. По возможности их нужно не допускать. Поэтому следует тщательно проверять данные о работниках и даты подписания заявлений. И нужно не забывать о том, что уведомить всех о переходе на новый формат трудовых книжек нужно до 31 октября.

Тем не менее человеческий фактор исключать нельзя. Чрезмерная загруженность может негативно отразиться на работе даже самых опытных и ответственных кадровиков. Чтобы вам не пришлось в самый неподходящий момент переделывать документы, пользуйтесь специальными программами и сервисами. С помощью сервиса «Астрал Отчёт 5.0» вы сможете легко заполнять и отправлять отчёты, заполнять электронные книжки, исключать устаревшие сведения и добавлять новые.

реклама