История «двойной бухгалтерии» - принципа, на котором стоится нынешняя система учета, насчитывает более 500 лет. За это время суть работы бухгалтера практически не изменилась, и то, что мы делаем сегодня (сводим дебет с кредитом) – это отголосок тех лет, когда в Древней Руси правил Иван Грозный, а в средневековой Европе жгли людей на площадях за любовь ко всему, что противоречило канонам католической церкви.
Объяснение этой приверженности к традициям можно найти в особенностях бухгалтерии как науки, которая строится на педантичности и точности. А любая точная наука – это консервативный мир, который если не противится новшествам, то не готов принять их без длительной проверки временем.
Не будь в нашем мире энтузиастов и мечтателей, бухгалтера бы не узнали о возможностях автоматизации, так и продолжив использовать абак или счеты.
ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА
Применительно к нашему времени автоматизация бухгалтерского учета неразрывно связана с компьютеризаций, которая не пришла, а буквально ворвалась в Россию в первой половине 90-х годов.
Тогда же поменялся экономический строй. Плановая экономика рухнула и на ее месте начали стоить рыночную модель с оглядкой на Запад. Многим бухгалтерам пришлось не только усовершенствовать свои знания, но и осваивать большие массивы данных.
Именно тогда, желая того или нет, серьезная часть бухгалтерских обязанностей была «передана» компьютеру, как помощнику человека. Благодаря этому у одного специалиста появилась возможность за более короткий срок решать существенно большее количество задач.
Немногие из наших читателей застали времена, когда товарные накладные были рукописными, а формы налоговой отчетности тоже заполнялись от руки… Каждый поступивший документ требовал РУЧНОЙ проверки и пересчета бухгалтером. Сейчас, конечно, так уже практически никто не работает. Но еще 30 лет назад это было повсеместно.
Можно сказать, что автоматизация нужна сегодня не только для рационального расходования времени, сил и денег (это и так очевидно), но и для того, чтобы идти в ногу со временем.
ЧТО ЕЩЕ ОНА ДАЕТ?
Разумеется, модой, деньгами и сэкономленным временем положительные стороны автоматизации не ограничиваются. Дополнительно к плюсам можно отнести:
- Существенное снижение негативного влияния человеческого фактора – допустить ошибку, например, в заполнении реквизитов с автоматизацией гораздо сложнее.
- Возможность визуальной аналитики данных. Это легко достигается с помощью диаграмм, схем и таблиц;
- Снижение расходов на бумажные носители. А с переходом на электронный документооборот потребность в бумаге сводится к минимуму.
- Прозрачность и подконтрольность финансово-хозяйственной деятельности. Не только для бухгалтера, но и для его руководителя;
- Взаимодействие с государственными органами посредством интернета. Что исключает необходимость покидать рабочее место.
В качестве примера мы привели, пожалуй, самые очевидные плюсы автоматизации, которые первыми пришли на ум. На самом деле их гораздо больше. Мы не упомянули об оперативном формировании различных регистров, исключении арифметических ошибок, мгновенной обработке массивов разрозненных данных и т.д.
ЭТАПЫ
Для того, чтобы автоматизировать бухгалтерский учет недостаточно потратить какие-то деньги на программное обеспечение. Этот вопрос требует детального изучения и поэтому подход к автоматизированному учету можно разделить на три условных этапа:
Первый: Сбор и систематизация информации
Еще этот этап можно назвать подготовительным, ведь именно в его рамках должны быть изучены документы, являющиеся формообразующими всей бухгалтерии компании:
- Учётная политика;
- План счетов;
- Должностные инструкции работников.
Здесь же важно оценить:
- График документооборота;
- Маршруты движения информации;
- Распределение служебных обязанностей.
Все это нужно для того, чтобы получить представление, что в бухгалтерии будет автоматизировано и как это в итоге будет выглядеть.
Второй: Составление ТЗ
Задание для разработчиков ПО или поставщика услуги формируется на основе полученных сведений выше руководителем проекта или прочим ответственным лицом. Перед обращением к исполнителям у него должно быть понимание по таким вопросам, как:
- Какая часть обязанностей работников будет автоматизирована;
- Работа каких отделов подлежит автоматизации;
- Какой будет масштаб проводимых работ;
- Каким бюджетом располагает компания на это мероприятие.
Далее обговариваются условия работы с исполнителем, сроки выполнения.
Третий: Подбор ПО
Понимая не только потребности, но и бюджет, можно приступать к выбору программного обеспечения. Важные критерии:
- Соотношение цены и функциональности продукта;
- Возможность и стоимость обучения персонала;
- Совместимость с установленной операционной системой.
Очевидно, что наиболее подходящим ПО для автоматизации и бухгалтерии, и бизнеса в целом является 1С Онлайн. С помощью 1С существенно упрощается ряд бухгалтерских операций. Дополнительно к этому 1С Онлайн объединят разрозненные отделы компании в единое информационное пространство, что удобно для мониторинга и оценки деятельности каждого сотрудника.
Фото: www.pixabay.com
реклама
